スマホで業務を簡潔に完結
目的
スマホで完結できる業務を広げる
メタ目的
業務効率化したい ✖️ パソコン使う時間減らす
方法
まずはメールをフロー型からストック型に変える
理由
・スマホでやる業務の大半がメール返信
・現在のメール返信だとフロー型の情報処理で知見などが溜まり辛い
・なので、メールのやり取りが「ストック型になって知見として体系的に溜まっていく」を目指す
・本当は凡ゆる業務をスマホで完結させたいが、時間がかかりそうなのでまずその第一歩
キーポイント
体系化、構造化
なので、2つの方向性
①[連携]メーラー ✖️ 体系化できるアプリ
②構造化できるメーラーを使う
知見の体系化、構造化が目下したいことなので、①体系化できるアプリとメールを連携させるか、②のそもそも構造化できるメーラーを入手するか
順序
– 現状把握 → 問題点洗い出し
– 解決策の選定 → 効果測定
– 決定
当たり前なんですが
解決策の仮説
– きっとメールと連携できるアプリがある
– というか慣れればできるようになる。既存のアプリで。だから新しいものは要らない。
など
具体的にやってみる
– 現状把握
◦使ってる機器
iPhone 6s Plus と iPhone 7
◦使ってるメーラー(というかアプリ)
Gmail
◦構造化出来そうなアプリ
– プロジェクト管理
Wrike
– タスク管理
Trello
– Todoリスト
Wunderlist
Todoist
– ストレージ/オフィススーツ
Google Drive
– その他
Google Keep
Eight
→ 問題点の洗い出し
① Gmailと連携してるアプリが現状ない
② Gmailでどのくらいの体系化/構造化ができるか分からない
③画面が狭い
(前庭神経炎になってから小さい画面が長時間見れない)
④iPhone上でGoogle Driveがうまく動いてないように感じる(特に音声入力)
⑤そもそもパソコン上の作業がかなりGoogle Driveに依存してるのでGoogle Driveがちゃんと動かないと、やり辛い
– 解決策の選定
①後述
②そもそも自分が言ってる体系化とは?
以下3つが達成できる環境
– 知見管理(KM) 自動で知見が構造化され溜まる環境
– 検索性(Searchability) 欲しい情報に検索して到達できるように
– 再利用性(reusability) 昔のやりとりを再利用する。ベストプラクティスの使い回し。似たような文章はコピペ。
上記がGmailでできるか?
KMについては ラベルを使うことによってなんとか。。。
検索性については Gmailは検索ちゃんとできる。たまにうまくいかないけど。書いてある言葉を検索してもヒットしない。とか。たまにね。
問題は書いてある情報(欲しい情報)を覚えてないといけないこと。
もっと抽象的に検索できるように。
打開策
☆ラベリング
☆メール件名の命名規則
うーん、メールテンプレートを複数登録できたりすると1番の解決策になりそう。
と思ったら
Gmailでテンプレート作成するならLabsの「返信定型文」よりもChrome拡張のGorgiasがオススメ!
返信定型文。。。テンプレートあるんだ。
Gorgias。これはスマホだと使えないかな、Chrome拡張だし。でもいいな。
③ タブレットを買うか、中途半端な大きさのiPad miniを買うか。(だったらProかAirかな)
Chromebookを買うことは決まってるのでそれでいいか。でもそうなると、、、
④なんかiPhoneって意図的にGoogle製品との互換性みたいのを妨げている気がする。音声入力が全然できないのが厳しい。
⑤そもそもパソコンMacなんだけど、そこでやるほとんどの作業がGoogleドライブ上の作業。
よくAndroidはGoogleドライブと連携していることがわからない位連携がスムーズだって聞いたことがあるから、アンドロイド携帯を買うと言うことが解決策になるかもしれない。
でもここ4年はずっとiPhone/Mac使いなので、他の利便性が損なわれそうな気がして怖い。
Chromebookを買って、様子を見るか。
①さてGmailと連携するアプリを探そう
その前にキーポイント(上述)のおさらい
①[連携]メーラー ✖️ 体系化できるアプリ
②構造化できるメーラーを使う
構造化出来そうなメーラーを探そう
– Inbox by Gmail の方が構造化できるかも
– Newton Mail というのが良さそう