目的

スマホで完結できる業務を広げる

メタ目的

業務効率化したい ✖️ パソコン使う時間減らす

方法

まずはメールをフロー型からストック型に変える

理由

・スマホでやる業務の大半がメール返信

・現在のメール返信だとフロー型の情報処理で知見などが溜まり辛い

・なので、メールのやり取りが「ストック型になって知見として体系的に溜まっていく」を目指す

・本当は凡ゆる業務をスマホで完結させたいが、時間がかかりそうなのでまずその第一歩

キーポイント

体系化、構造化

なので、2つの方向性

①[連携]メーラー ✖️ 体系化できるアプリ

②構造化できるメーラーを使う

知見の体系化、構造化が目下したいことなので、①体系化できるアプリとメールを連携させるか、②のそもそも構造化できるメーラーを入手するか

順序

– 現状把握 → 問題点洗い出し

– 解決策の選定 → 効果測定

– 決定

当たり前なんですが

解決策の仮説

– きっとメールと連携できるアプリがある

– というか慣れればできるようになる。既存のアプリで。だから新しいものは要らない。

など

具体的にやってみる

– 現状把握

◦使ってる機器

iPhone 6s Plus と iPhone 7

◦使ってるメーラー(というかアプリ)

Gmail

◦構造化出来そうなアプリ

– プロジェクト管理

Wrike

– タスク管理

Trello

– Todoリスト

Wunderlist

Todoist

– ストレージ/オフィススーツ

Google Drive

– その他

Google Keep

Eight

→ 問題点の洗い出し

① Gmailと連携してるアプリが現状ない

② Gmailでどのくらいの体系化/構造化ができるか分からない

③画面が狭い

(前庭神経炎になってから小さい画面が長時間見れない)

④iPhone上でGoogle Driveがうまく動いてないように感じる(特に音声入力)

⑤そもそもパソコン上の作業がかなりGoogle Driveに依存してるのでGoogle Driveがちゃんと動かないと、やり辛い

– 解決策の選定

①後述

②そもそも自分が言ってる体系化とは?

以下3つが達成できる環境

– 知見管理(KM) 自動で知見が構造化され溜まる環境

検索性(Searchability) 欲しい情報に検索して到達できるように

再利用性(reusability) 昔のやりとりを再利用する。ベストプラクティスの使い回し。似たような文章はコピペ。

上記がGmailでできるか?

KMについては ラベルを使うことによってなんとか。。。

検索性については Gmailは検索ちゃんとできる。たまにうまくいかないけど。書いてある言葉を検索してもヒットしない。とか。たまにね。

問題は書いてある情報(欲しい情報)を覚えてないといけないこと。

もっと抽象的に検索できるように。

打開策

☆ラベリング

☆メール件名の命名規則

うーん、メールテンプレートを複数登録できたりすると1番の解決策になりそう。

と思ったら

Gmailでテンプレート作成するならLabsの「返信定型文」よりもChrome拡張のGorgiasがオススメ!

返信定型文。。。テンプレートあるんだ。

Gorgias。これはスマホだと使えないかな、Chrome拡張だし。でもいいな。

③ タブレットを買うか、中途半端な大きさのiPad miniを買うか。(だったらProかAirかな)

Chromebookを買うことは決まってるのでそれでいいか。でもそうなると、、、

④なんかiPhoneって意図的にGoogle製品との互換性みたいのを妨げている気がする。音声入力が全然できないのが厳しい。

⑤そもそもパソコンMacなんだけど、そこでやるほとんどの作業がGoogleドライブ上の作業。

よくAndroidはGoogleドライブと連携していることがわからない位連携がスムーズだって聞いたことがあるから、アンドロイド携帯を買うと言うことが解決策になるかもしれない。

でもここ4年はずっとiPhone/Mac使いなので、他の利便性が損なわれそうな気がして怖い。

Chromebookを買って、様子を見るか。

①さてGmailと連携するアプリを探そう

その前にキーポイント(上述)のおさらい

①[連携]メーラー ✖️ 体系化できるアプリ

②構造化できるメーラーを使う

構造化出来そうなメーラーを探そう

– Inbox by Gmail の方が構造化できるかも

– Newton Mail というのが良さそう

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